Crea una empresa de la UE digitalmente, desde cualquier parte del mundo, sin tener que desplazarte. Sigue las sencillas instrucciones paso a paso de este artículo.
Si todavía no lo eres, infórmate sobre cómo hacerte e-residente para poder registrar tu empresa íntegramente online.
1. Decidir el nombre de tu empresa
Ten en cuenta que solo se pueden utilizar letras del alfabeto latino para el nombre de tu empresa; no se permiten caracteres especiales. Además, el nombre comercial debe ser distinguible y único; por tanto, no puede haber coincidencias con empresas estonias existentes ni con marcas registradas en Estonia y en la UE. Si tienes previsto crear un sitio web y cuentas en redes sociales para tu empresa, se recomienda asegurar los nombres de dominio web y de las cuentas en redes sociales que quieras antes de registrar la empresa. También puedes reservar un nombre comercial antes de registrar la empresa.
Para comprobar si sigue disponible el nombre de empresa que quieres, utiliza el servicio de consulta de nombres del Registro Mercantil. Si se rechaza el nombre propuesto para tu empresa, puedes volver a presentar la solicitud gratuitamente. En el Registro Mercantil no se registran nombres comerciales adicionales y tu nombre de marca no tiene por qué coincidir con el nombre de tu empresa.
2. Elegir el ámbito principal de actividad
El código EMTAK (La Clasificación Estonia de Actividades Económicas) es la base para determinar el ámbito de actividad de tu empresa y supone una importante fuente de información para el Gobierno estonio y la UE. Puedes buscar códigos en el buscador EMTAK del Registro Mercantil. Elige la actividad que más se corresponda con la principal fuente de ingresos que hayas previsto. No hay restricciones para tener actividades adicionales a las que has seleccionado. Ten en cuenta que algunas áreas están sujetas a requisitos especiales y exigen licencias de actividad específicas.
3. Elegir un domicilio social o una persona de contacto situada en Estonia
Debes disponer de un domicilio social en Estonia para tu empresa o, si prefieres utilizar tu dirección nacional (la dirección oficial de un miembro del consejo de administración), tendrás que nombrar a una persona de contacto con licencia en Estonia.
Tanto los servicios de domicilio social como los de persona de contacto se pueden contratar a proveedores de servicios con licencia.
Ambos servicios son administrativos y no otorgan ningún derecho para actuar en nombre de tu empresa.
El proveedor de servicios actúa como mensajero de tu empresa. Seguirás siendo tanto propietario como miembro del consejo de administración de tu empresa, con pleno control y responsabilidad legal.
Elige un proveedor de servicios adecuado en nuestro Marketplace.
Ya puedes conectarte y presentar la solicitud de registro de una sociedad limitada (OÜ), bien directamente en el Portal de Registro de Empresas o bien a través de un servicio API en el sitio web de tu proveedor de servicios.
La presentación de una solicitud de registro de empresa consta de cuatro pasos:
- preparación
- firma
- pago de la tasa estatal
- presentación
Si optas por registrar tu empresa directamente en el Portal de Registro de Empresas, los idiomas disponibles son el estonio y el inglés. Hay más idiomas disponibles en los sitios web de los agentes de constitución de empresas que utilizan el servicio API del Registro Mercantil electrónico.
Mira la grabación del seminario web "How to register your company in the Company Registration Portal":
La tasa estatal para constituir una OÜ online debe transferirse a la cuenta del Ministerio de Finanzas de Estonia y vincularse a tu solicitud. Actualmente, la tasa estatal para el proceso de registro de una empresa es de 265 euros. Otras opciones de pago, como el pago con tarjeta y PayPal, solo están disponibles en los sitios web de los agentes de constitución de empresas que utilicen el servicio API del Registro Mercantil electrónico. También puedes consultar algunas de las tasas estatales que conlleva la apertura y gestión de tu empresa en Estonia.
La solicitud debe ir firmada por todos los socios y miembros del consejo de administración, así como por el proveedor del servicio de persona de contacto. Gracias a los servicios electrónicos y la identidad digital segura de Estonia, varias personas pueden firmar los documentos al mismo tiempo de forma remota.
4. Hacer una aportación económica al capital social
La aportación mínima de capital social que tendrás que realizar al constituir tu empresa es de 0,01 € por socio. Esto significa que, con cada accionista adicional, el mínimo aumentará un céntimo. El pago de la aportación al capital social debe efectuarse en el momento de registrar la empresa. Las aportaciones de capital social por parte de los accionistas de la OÜ pueden realizarse en forma de activos monetarios o no monetarios, de acuerdo con el Código de Comercio. El importe del capital social asociado a tu empresa se determina en el momento del registro, pero puede modificarse posteriormente. Tras completar el registro, tendrás que confirmar la realización de este pago a la cuenta asociada a tu empresa.
5. ¡Completar el registro!
Una vez completados correctamente los pasos anteriores y presentada tu solicitud, solo hay que esperar la decisión del tribunal. El proceso de revisión suele durar un día laborable, tras el cual se envía una notificación a tu dirección de correo electrónico.
Una vez que tu empresa haya sido registrada en el Registro Mercantil, el siguiente paso importante será abrir una cuenta bancaria para tu OÜ, que cubrirá las necesidades bancarias diarias de la empresa.
Si no tienes cuenta bancaria de empresa en una entidad de crédito o de pago del Espacio Económico Europeo, necesitarás una cuenta con IBAN de la UE. Como e-residente, tienes tres opciones:
1. Solicitar una cuenta de pagos de empresa a través de un neobanco digital con licencia en la UE
2. Solicitar una cuenta bancaria de empresa en un banco estonio
3. Solicitar una cuenta bancaria de empresa en un banco que opere en el EEE
Alternativa: recurrir a un notario
Tu empresa solo puede registrarse online si todos los fundadores, miembros del consejo de administración etc. disponen de una tarjeta de identidad digital de e-Residency estonia, una tarjeta de identidad estonia, un ID móvil estonio o un Smart ID estonio.
Si no es el caso o si estás interesado en registrar una filial de una empresa extranjera, tendrás que contratar los servicios de una notaría pública de Estonia. Este proceso se describe en el Portal Estatal. Tienes una lista de notarios en el sitio web de la Cámara Estonia de Notarios.
Si bien el registro de una filial requiere inicialmente la intervención de un notario, puede gestionarse totalmente online con una tarjeta de identidad digital de e-Residency una vez registrada.
También podría ser necesario
Preparar documentación jurídica
Encontrarás plantillas de los principales documentos legales para empresas en el sitio web de Startup Estonia
Mira la grabación del seminario web sobre la gestión de contratos para tu empresa:
Si tu empresa es una start-up, también recomendamos ver la grabación de una formación sobre temas legales importantes para start-ups:
Más información sobre contabilidad
Ahora tienes una empresa en funcionamiento en Estonia a través de la cual puedes empezar a llevar a cabo tus actividades. Sin embargo, no puedes dirigir una empresa en Estonia (de hecho, ni en ningún otro país) sin registrar tus operaciones y llevar un registro financiero. Al constituir tu empresa en Estonia, es importante que comprendas los fundamentos de contabilidad y los requisitos legales de Estonia para cumplir la normativa del país. Lógicamente, esto implica conocer el sistema fiscal estonio. Tú decides si crees que necesitas ayuda con el tema o no.
Solicitar licencias
En función de tu área de actividad, puede que debas cumplir requisitos especiales, solicitar una licencia de actividad o presentar una notificación de inicio de actividad económica. Quizá pueda asesorarte tu proveedor de servicios; en caso contrario, puedes consultar el artículo Licencias comerciales.
Registrarse para el IVA
Este trámite solo es necesario si prevés una facturación anual imponible superior a 40 000 € por actividades de tu empresa en Estonia. Puedes leer más información acerca de este tema en el artículo Registro del IVA.
Otros vídeos útiles
También puedes ver un vídeo más antiguo que explica cómo registrar una empresa, pero la información relativa al capital social está desactualizada. La aportación mínima de capital social era de 2500 €, pero actualmente el mínimo es de 0,01 €.