Crea una empresa de la UE digitalmente, desde cualquier parte del mundo, sin tener que desplazarte. Sigue las sencillas instrucciones paso a paso de este artículo.
Si aún no lo eres, descubre cómo hacerte e-residente para poder registrar tu empresa totalmente online.
1. Decidir el nombre de tu empresa
Ten en cuenta que solo puedes utilizar letras latinas para el nombre de tu empresa; no se permiten caracteres especiales. Además, el nombre de tu empresa debe ser distinguible y único. Por tanto, no puede coincidir, ni siquiera parcialmente, con empresas estonias o marcas registradas en Estonia y la UE que ya existan. Si tienes previsto crear un sitio web y cuentas en redes sociales para tu empresa, es recomendable que reserves el dominio del sitio web y los nombres de las cuentas en redes sociales que quieras antes de registrar una empresa.
También puedes comprobar si el nombre de la empresa que deseas sigue disponible a través del servicio de consulta de nombres del Registro Mercantil. Si se rechaza el nombre propuesto para tu empresa, puedes volver a presentar la solicitud gratuitamente. En el Registro Mercantil no se registran nombres comerciales adicionales para empresas y no es necesario que tu marca coincida con el nombre de tu empresa.
2. Elegir el ámbito principal de actividad
El código EMTAK (La Clasificación Estonia de Actividades Económicas) es la base para determinar el ámbito de actividad de tu empresa y supone una importante fuente de información para el Gobierno estonio y la UE. Puedes buscar códigos mediante la búsqueda de EMTAK del Registro Mercantil aquí. Elige la actividad que más se aproxime a tu principal fuente de ingresos prevista. No hay restricciones para tener actividades adicionales además de las que has seleccionado. Ten en cuenta que algunas zonas están sujetas a requisitos especiales y requieren licencias de actividad específicas. Puedes leer más información sobre este tema aquí.
3. Obtener una dirección fiscal y una persona de contacto ubicada en Estonia
Tu empresa debe tener una dirección fiscal en Estonia, la cual puede adquirirse mediante proveedores de servicios autorizados por suscripción anual. No se permite registrar un apartado postal como dirección. Además, aunque no es obligatorio tener un directivo (miembro del consejo de administración de la empresa) local, hay que designar a una persona de contacto local autorizada. La persona de contacto actúa como mensajero y tiene que estar disponible in situ si las autoridades locales necesitan ponerse en contacto con tu empresa y no pueden localizarte en persona. La persona de contacto no puede tomar decisiones ni asumir compromisos en nombre de tu empresa. Seguirás siendo tanto propietario como miembro del consejo de administración de tu empresa, con pleno control y responsabilidad legal.
Elige un proveedor de servicios de domicilio fiscal y persona de contacto en nuestro Marketplace.
Ya puedes conectarte y presentar la solicitud de registro de una sociedad limitada (OÜ), bien directamente en el Portal de Registro de Empresas o bien a través de un servicio API en el sitio web de tu proveedor de servicios.
La presentación de una solicitud de registro de empresa consta de cuatro pasos: preparación, firma, pago de la tasa estatal y presentación.
Si optas por registrar tu empresa directamente en el portal de Registro de Empresas, los idiomas admitidos son el estonio y el inglés. Hay más idiomas disponibles en los sitios web de los agentes de constitución de empresas que utilizan el servicio API del Registro Mercantil electrónico.
Ver la grabación del seminario web sobre cómo registrar tu empresa en el portal de Registro Mercantil:
La tasa estatal para constituir una OÜ por Internet debe transferirse a la cuenta del Ministerio de Hacienda estonio y vincularse a tu solicitud. La tasa estatal es actualmente de 265 euros para un proceso acelerado de registro de empresas. Encontrarás un resumen de algunas de las tasas estatales que conlleva la apertura y gestión de tu empresa en Estonia aquí. Otras opciones de pago, como el pago con tarjeta y PayPal, solo están disponibles en los sitios web de los agentes de constitución de empresas que utilicen el servicio API del Registro Mercantil electrónico.
La solicitud debe ir firmada por todos los accionistas y miembros del consejo de administración, así como por un proveedor de servicios como persona de contacto. Gracias a los servicios electrónicos y la identidad digital segura de Estonia, varias personas pueden firmar los documentos al mismo tiempo de forma remota. Si tienes problemas para firmar la solicitud con tu tarjeta de e-residente estonio, lo más probable es que necesites actualizar el software de la tarjeta de identidad estonia llamada DigiDoc o que los complementos de tu navegador no estén instalados y habilitados. Encontrarás consejos para solucionar problemas aquí.
4. Hacer una aportación económica al capital social
A partir del 1 de febrero, la aportación mínima de capital social que tendrás que realizar al constituir tu empresa es de 0,01 € por socio. Esto significa que, con cada accionista adicional, el mínimo aumentará 1 céntimo. El pago de la aportación al capital social debe efectuarse en el momento de registrar la empresa. Las aportaciones de capital social por parte de los accionistas de la OÜ pueden realizarse en forma de activos monetarios o no monetarios, de acuerdo con el Código de Comercio. El importe del capital social asociado a tu empresa se determina en el momento del registro, pero puede modificarse posteriormente. Tras completar el registro, tendrás que confirmar la realización de este pago a la cuenta asociada a tu empresa.
Antes de que se estableciera este nuevo mínimo, la aportación mínima de capital social era de 2.500 € y el pago podía aplazarse.
5. ¡Completar el registro!
Una vez completados correctamente los pasos anteriores y presentada tu solicitud, solo hay que esperar la decisión del tribunal. El proceso de revisión suele durar un día laborable, tras el cual se envía una notificación a tu dirección de correo electrónico.
Una vez inscrita tu empresa en el Registro Mercantil, el siguiente paso importante sería abrir una cuenta bancaria para tu OÜ, que cubriría las necesidades bancarias diarias de la empresa.
Si no tienes cuenta bancaria de empresa en una entidad de crédito o de pago del Espacio Económico Europeo, necesitarás una cuenta con IBAN de la UE. Como e-residente, tienes tres opciones:
1. Solicita una cuenta bancaria de empresa en un banco estonio
2. Solicita una cuenta de pagos para empresas a través de un neobanco digital con licencia de la UE
3. Solicita una cuenta bancaria de empresa en un banco que opere en el EEE
Alternativa: hacer el trámite ante notario
Tu empresa solo puede registrarse online si todos los fundadores, miembros del consejo de administración, etc., son personas físicas y tienen tarjeta de identidad digital de e-Residency estonia, o tarjeta de identidad estonio, una tarjeta de identidad para dispositivos móviles estonio.
Si no es el caso o te interesa registrar una filial de una empresa extranjera, tienes que hacerlo ante notario en Estonia. Este proceso se describe en el Portal Estatal. Tienes una lista de notarios en el sitio web de la Cámara Estonia de Notarios.
Si bien el registro de una filial requiere inicialmente la intervención de un notario, puede gestionarse totalmente online con una tarjeta de identidad digital de e-Residency una vez registrada.
También podría ser necesario:
Preparar documentación jurídica
Encontrarás plantillas de los principales documentos jurídicos para empresas en el sitio web de Startups de Estonia
Ver la grabación del seminario web sobre la gestión de contratos para tu empresa:
Si tu empresa es una startup, también te recomendamos ver la grabación de un curso sobre aspectos jurídicos importantes para startups:
Más información sobre contabilidad
Ahora tienes una empresa en funcionamiento en Estonia a través de la cual puedes empezar a llevar a cabo tus actividades. Pero no puedes dirigir una empresa en Estonia (de hecho, ni en ningún otro país) sin registrar tus operaciones y llevar un registro financiero. Al constituir tu empresa en Estonia, es importante que comprendas los fundamentos de contabilidad y los requisitos legales de Estonia para cumplir la normativa del país. Lógicamente, esto implica conocer el sistema fiscal estonio. Tú decides si crees que necesitas ayuda con el tema o no.
Solicitar licencias
En función de tu ámbito de actividad, puede que tengas que cumplir requisitos especiales o solicitar una licencia de actividad o dar de alta la actividad económica. Quizá pueda asesorarte tu proveedor de servicios; en caso contrario, puedes consultar el artículo Licencias comerciales.
Si es necesario, registra una actividad o solicita una licencia en el Registro de Actividades Económicas.
Registrarse para el IVA
Este trámite solo es necesario si prevés una facturación anual imponible superior a 40.000 € por actividades de tu empresa en Estonia. Puedes leer más información acerca de este tema en el artículo sobre el registro del IVA.