Si el consejo de administración de tu empresa estonia (o el organismo que lo sustituya) se encuentra en el extranjero, necesitarás una persona de contacto designada en Estonia, tal y como exige el Código Mercantil. Este servicio se puede contratar a un proveedor de servicios administrativos virtuales.
Solo se puede designar como persona de contacto a un notario, notaría, abogado, bufete de abogados, auditor jurado, auditoría o sociedad de fideicomiso homologada y proveedor de servicios para empresas. Los proveedores de servicios administrativos de nuestro Marketplace tienen la licencia operativa correspondiente para prestar este servicio.
Si alguno de los miembros del consejo de administración o del organismo que lo sustituya, un socio, un accionista o un procurador de tu empresa reside en Estonia, la ley también permite designar a esta persona como persona de contacto.
Si constituyes una sociedad en Estonia como no residente, de modo similar al requisito de designar una persona de contacto para tu empresa, también tendrás obligación de indicar la dirección en que se halle el consejo de administración (fuera de Estonia) en el Registro Mercantil.
Desde el 01/02/2023, las empresas registradas en Estonia también tienen la opción de indicar un domicilio social aparte de la dirección de su persona de contacto si así lo desean, pero no es obligatorio hacer este cambio. Puedes leer más información sobre este cambio en la legislación aquí.
Responsabilidades de la persona de contacto
Como hemos dicho, hasta febrero de 2023, el domicilio social estaba vinculado a la persona de contacto designada. Por tanto, la dirección de la persona de contacto también se consideraba el domicilio social. A partir de febrero de 2023, un cambio en el Código Mercantil permite separar tu domicilio social del de la persona de contacto si deseas diferenciar ambos datos. Sin embargo, la mayoría de los e-residentes eligen un único proveedor para ambos servicios.
La persona de contacto es responsable de recibir y reenviar la documentación procedimental o cartas de intención dirigidas a la empresa. Y es que, aunque Estonia se enorgullezca de ser digital, hay algunos documentos legales que todavía pueden presentarse en papel. Cuando un documento procedimental o una carta de intención se entrega a la persona de contacto, se considera que el documento ha sido entregado a la empresa en cuestión.
La persona de contacto no tiene por qué ser accionista, directiva o empleada. Tampoco es necesario que otorgues poderes para actuar en nombre de tu empresa.
Encontrarás más información sobre este tema en nuestro blog.