Todo país exige una dirección oficial para una empresa. Cuando se registra una empresa en Estonia, hay dos opciones para el domicilio social:
- una dirección en Estonia, ofrecida por un proveedor autorizado de oficina virtual si tu empresa no tiene una oficina permanente en Estonia
- la dirección del consejo de administración de tu empresa (en tu país).
- Si tu consejo de administración se encuentra fuera de Estonia y utilizas tu dirección extranjera como domicilio social de tu empresa, debes nombrar a una persona de contacto autorizada. Su función es recibir y reenviarte comunicaciones por correo.
Estos son algunos remitentes habituales:
- Dirección de Impuestos y Aduanas (EMTA): recordatorios de presentación de impuestos, avisos de auditoría, requerimientos de pago
- Registro Mercantil (RIK): recordatorios de cuentas anuales, decisiones de registro, decisiones
- Statistics Estonia: recordatorios de presentación de informes e invitaciones a encuestas obligatorias
- Otras autoridades: permisos, avisos de inspección o documentos judiciales
Las notificaciones oficiales se envían al domicilio social facilitado por tu proveedor de oficina virtual o por tu persona de contacto.
- Mantén activa esta colaboración para recibir documentos importantes.
- No responder a estas notificaciones puede acarrear consecuencias, incluida la disolución de la empresa o, en casos graves, la revocación de la e-Residency.
Importancia del domicilio social
El domicilio social es la dirección oficial de tu empresa donde recibes notificaciones oficiales, documentos de trámite y cartas de las autoridades públicas. Esta información se publica en el Registro Mercantil.
Desempeña un papel importante en el modo en que opera y se reconoce tu empresa tanto en Estonia como en el extranjero:
- Cumplimiento y comunicación: garantiza que las autoridades, los socios y los proveedores de servicios puedan localizar siempre a tu empresa.
- Credibilidad y transparencia: la dirección se publica en el Registro Mercantil y ayuda a generar confianza con clientes y socios potenciales que quizá quieran ver dónde está radicada tu empresa.
- Consideraciones sobre la residencia fiscal: el domicilio social no determina automáticamente la residencia fiscal, pero puede ser uno de varios indicios que las autoridades tengan en cuenta al evaluar desde dónde se gestiona una empresa.
Tu domicilio social debe ser siempre válido y estar actualizado. Puedes cambiarlo en el Registro Mercantil, pero esto puede requerir documentación justificativa y una tasa estatal.
El papel de la persona de contacto
La persona de contacto recibe y reenvía los documentos de trámite y las declaraciones de voluntad dirigidas a tu empresa. En ese caso, la dirección de la persona de contacto se considera la dirección de tu empresa. Una vez que un documento llega a tu persona de contacto, se considera legalmente notificado a tu empresa.
La persona de contacto garantiza que las comunicaciones legales te lleguen a tiempo. No tiene ningún derecho ni autoridad legal para actuar en nombre de tu empresa.
Los e-residentes no tienen obligación de conceder a su persona de contacto ningún derecho para actuar en nombre de su empresa; asimismo, la persona de contacto no tiene por qué ser socio, miembro del consejo de administración ni empleado.
Solo pueden actuar como persona de contacto:
- un proveedor autorizado de servicios fiduciarios y societarios
- un abogado o titular de un despacho de abogados
- un auditor jurado o una firma de auditoría
- un representante fiscal de un no residente a efectos de la Ley de Tributación
- un notario
Nota
El nombramiento de la persona de contacto tiene un plazo fijo (normalmente un año) y debe renovarse antes de su vencimiento.
Si el plazo no se prorroga en el Registro Mercantil y la empresa no dispone de una persona de contacto obligatoria, esto sirve de base para iniciar la eliminación de tu empresa.
Tienes más información sobre la persona de contacto y el proveedor de servicios para empresas en el artículo 24 de la Ley del Registro Mercantil y en el artículo 8 de la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Consulta más información sobre el domicilio social en el Código de Comercio.
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