Jedes Land verlangt eine offizielle Adresse für ein Unternehmen. Wenn du ein Unternehmen in Estland registrierst, hast du 2 Optionen für die Geschäftsadresse:
- eine Adresse in Estland, die von einem lizenzierten virtuellen Bürodienstleister angeboten wird, wenn dein Unternehmen kein festes Büro in Estland hat, oder
- die Adresse der Geschäftsleitung deines Unternehmens (in deinem Heimatland).
- Wenn sich dein Vorstand außerhalb Estlands befindet und du deine ausländische Adresse als Geschäftsadresse deines Unternehmens verwendest, musst du eine lizenzierte Kontaktperson benennen. Ihre Aufgabe ist es, offizielle Post zu empfangen und an dich weiterzuleiten.
Typische Absender sind:
- Steuer- und Zollbehörde (EMTA): Erinnerungen an die Steuererklärung, Prüfungsmitteilungen, Zahlungsaufforderungen,
- Business Register (RIK): Jahresberichtserinnerungen, Registrierung Entscheidungen,
- Statistics Estonia: Meldeerinnerungen und obligatorische Umfrageeinladungen,
- Andere Behörden: Genehmigungen, Prüfbescheide, oder Gerichts- dokumente.
Amtliche Bescheide werden an die Geschäftsadresse geschickt, die du von deinem Anbieter des virtuellen Büros oder deiner Kontaktperson erhalten hast.
- Sorge dafür, dass diese Zusammenarbeit aktiv bleibt, damit du wichtige Dokumente erhältst.
- Wenn du auf diese Mitteilungen nicht reagierst, kann das Konsequenzen haben, einschließlich der Schließung des Unternehmens oder in schwerwiegenden Fällen, den Entzug der e-Residency.
Die Bedeutung einer Geschäftsadresse
Eine Geschäftsadresse ist die offizielle Adresse deines Unternehmens, an die du amtliche Bescheide, Verfahrensunterlagen und Briefe von Behörden erhältst. Diese Informationen sind im Business Register öffentlich zugänglich.
Sie spielt eine wichtige Rolle dafür, wie dein Unternehmen in Estland und international wahrgenommen wird und tätig ist:
- Compliance und Kommunikation: Sie stellt sicher, dass dein Unternehmen für Behörden, Partner und Dienstanbieter immer erreichbar ist.
- Glaubwürdigkeit und Transparenz: Die Adresse ist im Business Register öffentlich sichtbar und trägt dazu bei, Vertrauen bei potenziellen Kunden und Partnern aufzubauen, die sehen möchten, wo dein Unternehmen ansässig ist.
- Überlegungen zur steuerlichen Ansässigkeit: Die Geschäftsadresse bestimmt nicht automatisch die steuerliche Ansässigkeit, aber sie kann einer von mehreren Indikatoren sein, die die Behörden bei der Beurteilung des Ortes, an dem ein Unternehmen geführt wird, berücksichtigen.
Deine Geschäftsadresse muss immer gültig und auf dem neuesten Stand sein. Du kannst sie im Business Register ändern, aber dafür sind möglicherweise Belege und eine staatliche Gebühr erforderlich.
Die Rolle einer Kontaktperson
Eine Kontaktperson empfängt und leitet die an dein Unternehmen gerichteten Verfahrensunterlagen und Absichtserklärungen weiter. Die Adresse der Kontaktperson gilt in diesem Fall als die Adresse deines Unternehmens. Sobald ein Dokument deine Kontaktperson erreicht, gilt es als rechtmäßig zugestellt an dein Unternehmen.
Die Kontaktperson stellt sicher, dass die rechtlichen Mitteilungen dich rechtzeitig erreichen. Sie hat keine legalen Rechte oder Befugnisse, um im Namen deines Unternehmens zu handeln.
E-Residents müssen ihrer Kontaktperson keine Rechte einräumen, um im Namen ihres Unternehmens zu handeln, und die Kontaktperson muss kein Gesellschafter, Vorstandsmitglied oder Arbeitnehmer sein.
Nur die folgenden Personen können als Kontaktperson fungieren:
- ein lizenzierter Anbieter von Treuhand- und Unternehmensdienstleistungen,
- ein Anwalt oder Inhaber einer Anwaltskanzlei,
- ein vereidigter Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
- ein Steuervertreter eines Nichtansässigen im Sinne des Steuergesetzes oder
- ein Notar.
Bitte beachte:
Die Ernennung der Kontaktperson hat eine feste Laufzeit (normalerweise ein Jahr) und muss vor Ablauf verlängert werden.
Wenn die Frist im Business Register nicht verlängert wird und das Unternehmen keine Pflichtkontaktperson hat, dient dies als Grundlage für die Einleitung der Löschung deines Unternehmens.
Weitere Informationen zur Kontaktperson und zum Anbieter von Unternehmensdienstleistungen findest du im Commercial Register Act (Handelsregistergesetz) § 24 sowie im Money Laundering and Terrorist Financing Prevention (Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung) § 8.
Weitere Informationen zur Geschäftsadresse findest du im Commercial Code (Handelsgesetzbuch).
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