5 Schritte, um ein Unternehmen online zu gründen

Gründe ein EU-Unternehmen digital, von jedem Ort der Welt aus, ohne dass du reisen musst. Befolge die einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung in diesem Artikel. 

Wenn du es noch nicht bist, erfährst du, wie du ein e-Resident werden kannst, damit du dein Unternehmen komplett online anmelden kannst.

1. Entscheidung über den Namen deines Unternehmens

Denke daran, dass du nur lateinische Buchstaben für deinen Unternehmensnamen verwenden darfst, Sonderzeichen sind nicht erlaubt. Außerdem muss dein Unternehmensname unterscheidbar und einzigartig sein, d. h. es darf keine Überschneidungen mit bestehenden estnischen Unternehmen und in Estland und der EU registrierten Marken geben. Wenn du planst, eine Website und Social-Media-Konten für dein Unternehmen einzurichten, dann ist es ratsam, sich die gewünschte Website-Domain und die Namen der Social-Media-Konten zu sichern, bevor du ein Unternehmen registrierst.

Du kannst auch über den im Business Register verfügbaren Namensabfrage-Service überprüfen, ob dein gewünschter Unternehmensname noch verfügbar ist. Wenn dein Unternehmensname abgelehnt wird, kannst du die Bewerbung erneut kostenlos einreichen. Im Business Register werden keine zusätzlichen Handelsnamen für Unternehmen eingetragen und dein Markenname muss nicht mit deinem Unternehmensnamen übereinstimmen. 

2. Festlegung des Hauptbetätigungsfeldes

Der EMTAK-Code (Die estnische Klassifikation der Wirtschaftszweige) ist die Grundlage für die Bestimmung des Tätigkeitsbereichs deines Unternehmens und eine wichtige Informationsquelle für die estnische Regierung und die EU. Du kannst nach Codes aus dem Business Register EMTAK hier suchen. Wähle die Aktivität, die deiner geplanten Haupteinnahmequelle am ehesten entspricht. Es gibt keine Einschränkungen für zusätzliche Aktivitäten neben der von dir gewählten. Bitte beachte, dass einige Gebiete besonderen Anforderungen unterliegen und spezielle Aktivitätslizenzen erfordern. Du kannst hier mehr darüber lesen.

3. Beschaffung einer Geschäftsanschrift und einer Kontaktperson in Estland

Dein Unternehmen muss eine estnische Geschäftsanschrift haben, die du bei lizenzierten Dienstanbietern durch ein jährliches Abonnement erwerben kannst. Es ist nicht erlaubt, ein Postfach als Adresse zu registrieren. Auch wenn es keine Vorschrift gibt, einen lokalen Direktor (Vorstandsmitglied des Unternehmens) zu haben, musst du eine autorisierte lokale Kontaktperson benennen. Die Kontaktperson fungiert als Bote und muss vor Ort verfügbar sein, wenn die örtlichen Behörden dein Unternehmen kontaktieren müssen und dich nicht persönlich erreichen können. Die Kontaktperson kann keine Entscheidungen treffen oder Verpflichtungen im Namen deines Unternehmens eingehen. Du bist nach wie vor sowohl Eigentümer als auch Geschäftsführer deines Unternehmens und hast die volle Kontrolle und rechtliche Verantwortung. 

Wähle einen Dienstanbieter für Geschäftsadressen und Kontaktpersonen aus unserem Marktplatz.

Jetzt kannst du die Bewerbung für die Registrierung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ) online einreichen, entweder direkt auf dem Unternehmensregistrierungsportal (Company Registration Portal) oder über einen API-Service auf der Website deines Dienstanbieters. 

Die Einreichung einer Bewerbung für eine Unternehmensregistrierung besteht aus vier Schritten: Vorbereiten, Unterzeichnen, Zahlen der staatlichen Gebühr und Übermitteln. 

Wenn du dich dafür entscheidest, dein Unternehmen direkt auf dem Unternehmensregistrierungsportal zu registrieren, sind die unterstützten Sprachen Estnisch und Englisch. Weitere Sprachen sind auf den Websites der Gründungsagenten verfügbar, die den e-Business Register API Service nutzen. 

Sieh dir die Aufzeichnung des Webinars „Wie du dein Unternehmen im Unternehmensregistrierungsportal registrierst“ an: 

Die staatliche Gebühr für die Online-Gründung einer OÜ muss auf das Konto des estnischen Finanzministeriums überwiesen und mit deiner Bewerbung verknüpft werden. Die staatliche Gebühr beträgt derzeit 265 Euro für eine beschleunigte Unternehmensregistrierung. Eine Übersicht über einige der staatlichen Gebühren, die mit der Eröffnung und Verwaltung deines Unternehmens in Estland verbunden sind, findest du hier. Andere Zahlungsmöglichkeiten wie Kartenzahlung und PayPal sind nur auf den Websites von Gründungsagenten verfügbar, die den e-Business Register API Service nutzen. 

Die Bewerbung muss von allen Gesellschaftern und Vorstandsmitgliedern sowie einer Kontaktperson des Dienstanbieters unterzeichnet werden. Dank der estnischen e-Services und der sicheren digitalen ID können mehrere Personen die Dokumente gleichzeitig aus der Ferne unterschreiben. Wenn du Probleme hast, die Bewerbung mit deiner estnischen e-Resident-Karte zu unterschreiben, musst du wahrscheinlich die estnische ID-Kartensoftware DigiDoc aktualisieren oder deine Browser-Plugins sind nicht installiert und aktiviert. Tipps zur Fehlerbehebung findest du hier

4. Einzahlung eines Geldbetrags in das Stammkapital

Ab dem 1. Februar beträgt die Mindestkapitaleinlage, die du bei der Gründung deines Unternehmens leisten musst, 0,01 € pro Gesellschafter. Das bedeutet, dass der Mindestbetrag mit jedem zusätzlichen Gesellschafter um 1 Cent steigt. Deine Stammkapitaleinlage muss bei der Registrierung deines Unternehmens gezahlt werden. Stammkapitaleinlagen der Gesellschafter der OÜ können nach dem Handelsgesetzbuch als Geld- oder Sacheinlagen geleistet werden. Die Höhe des Stammkapitals deines Unternehmens wird zum Zeitpunkt der Registrierung festgelegt, kann aber später geändert werden. Wenn du die Registrierung abschließt, musst du den Abschluss dieser Zahlung auf das mit deinem Unternehmen verbundene Konto bestätigen.

Bevor dieser neue Mindestbetrag festgelegt wurde, betrug die Mindeststammeinlage 2500 € und die Einzahlung konnte aufgeschoben werden.

5. Abschluss der Registrierung

Wenn du die vorherigen Schritte erfolgreich abgeschlossen und deine Bewerbung eingereicht hast, musst du nur noch auf die Entscheidung des Gerichts warten. Der Überprüfungsprozess dauert in der Regel einen Werktag. Danach wird eine Benachrichtigung an deine E-Mail-Adresse geschickt

Nachdem dein Unternehmen im Business Register registriert wurde, ist der nächste wichtige Schritt die Eröffnung eines Bankkontos für deine OÜ, das den täglichen Bankbedarf des Unternehmens abdeckt.

Wenn du kein Geschäftskonto bei einem Kredit- oder Zahlungsinstitut im Europäischen Wirtschaftsraum hast, brauchst du ein EU-IBAN-Konto. Als e-Resident hast du drei Möglichkeiten:

1. Eröffne ein Geschäftskonto bei einer estnischen Bank

2. Eröffne ein Geschäftszahlungskonto über ein EU-lizenziertes Fintech-Unternehmen

3. Eröffne ein Geschäftskonto bei einer im EWR tätigen Bank

Alternative – über einen Notar

Dein Unternehmen kann nur dann online registriert werden, wenn alle Gründer, Vorstandsmitglieder usw. eine estnische e-Residency ID-Karte oder einen estnischen, lettischen oder belgischen Personalausweis, eine estnische oder eine litauische mobile ID besitzen und sie Privatpersonen sind.

Wenn dies nicht der Fall ist oder du eine Tochtergesellschaft eines ausländischen Unternehmens eintragen lassen möchtest, musst du die Dienste eines öffentlichen Notariats in Estland in Anspruch nehmen. Dieser Prozess wird im State Portal beschrieben. Eine Liste der Notare findest du auf der Website der estnischen Notarkammer.

Die Registrierung einer Tochtergesellschaft erfordert zwar zunächst einen Notar, kann aber nach der Registrierung mit einer digitalen e-Residency-ID-Karte vollständig online abgewickelt werden.

Was du möglicherweise noch tun musst: 

Rechtliche Dokumente vorbereiten

Auf der Website von Startup Estonia findest du Vorlagen der wichtigsten rechtlichen Dokumente für Unternehmen.

Schau dir die Aufzeichnung des Webinars „Verträge für dein Unternehmen verwalten“ an:

Wenn dein Unternehmen ein Startup ist, empfehlen wir dir auch die Aufzeichnung einer Schulung über wichtige rechtliche Themen für Startups:

Mehr über Buchhaltung lernen

Jetzt hast du ein funktionierendes Unternehmen in Estland, über das du deine Geschäfte abwickeln kannst. Aber du kannst in Estland (oder anderswo) kein Unternehmen führen, ohne deine Transaktionen festzuhalten und Finanzunterlagen zu führen. Da dein Unternehmen in Estland gegründet wurde, ist es wichtig, dass du die Grundlagen der estnischen Buchhaltung und die rechtlichen Anforderungen verstehst, um die lokalen Vorschriften zu erfüllen. Dazu gehört natürlich auch Wissen über das estnische Steuersystem. Es liegt an dir zu entscheiden, ob du glaubst, dass du Unterstützung zu diesem Thema brauchst oder nicht.

Lizenzen beantragen

Je nach Tätigkeitsbereich musst du möglicherweise besondere Anforderungen erfüllen, eine Tätigkeitslizenz beantragen oder eine Anzeige zur Aufnahme einer wirtschaftlichen Tätigkeit einreichen. Dein Dienstanbieter kann dich vielleicht beraten, aber ansonsten kannst du im Artikel Geschäftslizenzen nachsehen. 

Falls nötig, melde eine Aktivität an oder beantrage eine Lizenz beim Register of Economic Activities (Register für wirtschaftliche Aktivitäten).

Für die Umsatzsteuer registrieren

Dies ist nur notwendig, wenn du aufgrund deiner Geschäftstätigkeit in Estland einen jährlichen steuerpflichtigen Umsatz von mehr als 40.000 € erwartest. Du kannst mehr darüber in dem Artikel über die Umsatzsteueranmeldung lesen. 

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